1. Đối tượng bắt buộc sử dụng :

Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân mua, bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ  được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật chuyên ngành, kể cả hộ, cá nhân kinh doanh. Nói chung không loại trừ bất cứ loại hình nào.

Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền : các đơn vị này tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng. Bên cạnh đó chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

2. Các loại hóa đơn điện tử :

• Hóa đơn giá trị gia tăng:Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng :Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

Hai loại hóa đơn trên bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

3. Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018: việc thực hiện hóa đơn điện tử sẽ phải thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (01/11/2018), thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

• Đối với các Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020 : Nếu cơ quan thuế thông báo DN chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu DN chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì DN thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT
• Đối với DN mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020 :Trường hợp cơ quan thuế thông báo DN thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì DN thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Nếu DN chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như ý trên

4. Xử lý trong một số trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử :

• Hủy hóa đơn giấy khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử : kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (khoản 3 Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, trong đó yêu cầu phải hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy :Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

• Hóa đơn điện tử có sai sót phải báo ngay với cơ quan thuế

+ Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán phải thông báo ngay với cơ quan thuế để hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới thay thế.

+ Trường hợp hóa đơn điện tử có mã đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót; người bán phải thông báo với quan thuế để hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới thay thế (Theo Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP).